4 tips voor een succesvol én leuk online overleg
Ben jij ook al helemaal gewend aan het online meeten? Komen jullie snel tot de kern en lukt het om én aandacht te hebben voor elkaar én werk gedaan te krijgen? Voor diegenen waar het nog niet helemaal lekker loopt: 4 tips uit onze ervaring in online trainingen geven en in online overleggen.
1. Start met een rondje inchecken
Hoe gaat het met iedereen? Wij beginnen vaak met een rondje aanvullen van de zin "Waar ik deze week trots op of dankbaar voor ben is… " Als je elkaar wat beter kent en wat meer de diepte in wilt is "Wat ik niet wil dat jij weet is… " ook een mooie. Of gebruik de vragen en stellingen uit de Little RebelBox. 30 seconden per persoon is al genoeg. Zo houd je de energie en het tempo er lekker in.
2. Online meeten etiquette
Dit zijn de praktische zaken; jezelf op mute zetten als je niet praat; je hand opsteken als je iets wilt zeggen; zorgen voor goed internet; een koptelefoon zodat je geen last hebt van omgevingsgeluiden. Maak afspraken over die dingen die minder straightforward zijn. Is het oké om te eten voor het scherm? En wat vinden jullie van bewegend beeld, doordat iemand de laptop bijvoorbeeld op schoot heeft? Dit zijn van die dingen die de ene persoon vreselijk vindt terwijl de ander geen idee heeft dat hij iemand irriteert.
3. Heb aandacht voor de procedure
Wie is de voorzitter, zijn er verder rollen nodig, wie zorgt voor verslaglegging, hoeveel tijd is er, hoe komen we tot een besluit? Eigenlijk net zo als bij een face to face vergadering. Maar omdat het bij online overleggen lastiger is om in te spelen op lichaamstaal en overleggen minder vanzelf gaat, zijn dit soort dingen nog belangrijker om af te stemmen. De procedure geeft ook ruimte om te spelen. Geef iedereen een minuut om z’n punt te maken en zet ook echt een wekker. Zorgt sowieso voor hilariteit. En overleg niet langer dan een uur. Neem daarna even pauze; het rondje koffie dat je op kantoor ook zou doen.
4. En dan natuurlijk de inhoud
Wat is het doel van de vergadering, wat wil ik overbrengen, welke informatie heb ik nodig en wat is mijn standpunt? Probeer bij online overleg nog meer dan bij face to face contact to the point te zijn. Is de informatie echt nuttig en nodig voor iedereen? Zo nee, laat het dan achterwege en heb het er later over met diegenen die het wel echt kunnen gebruiken. En tenslotte, ik laat hem heel vaak terugkomen omdat ik er zo in geloof, maak het leuk! Kun je werken met beeld? Doen! Grappige opdrachten in plaats van alleen luisteren? Doen! Interactie creëren, bijvoorbeeld door te werken met stellingen en stemkaarten? Doen! Wees creatief en je zult zien, het brengt meer energie en lol in jouw overleg!
Geschreven door: Margreet Tijms
